W branży transportowej każda złotówka ma znaczenie, dlatego firmy starają się odzyskać część kosztów poprzez zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą. Choć sama procedura wydaje się przejrzysta, w praktyce wiele firm popełnia błędy, które prowadzą do wydłużenia procesu lub nawet całkowitej utraty prawa do zwrotu. W artykule przedstawiamy najczęstsze pułapki oraz sposób, w jaki Edenred Finance może pomóc uniknąć kosztownych pomyłek.
Niekompletna dokumentacja – najczęstszy błąd formalny
Aby odzyskać zwrot podatku VAT, należy przedstawić prawidłowo wystawione faktury i paragony. Niestety, firmy często przesyłają dokumenty niepełne, błędne lub niezgodne z wymaganiami danego kraju. Faktura musi zawierać pełną nazwę firmy, NIP oraz adres siedziby, a także dane dostawcy i wysokość naliczonego VAT. Paragony bez NIP-u czy z danymi osoby prywatnej nie będą honorowane.
Co więcej, zdarza się, że przedsiębiorcy przesyłają kopie zamiast oryginałów lub nieprzetłumaczone dokumenty, co może znacznie spowolnić proces analizy i akceptacji przez zagraniczne urzędy skarbowe.
Nieprawidłowe kwalifikowanie wydatków
Nie wszystkie koszty poniesione w związku z prowadzeniem działalności są objęte możliwością zwrotu VAT. Typowe przypadki kwalifikowanych wydatków obejmują:
-
zakup paliwa,
-
opłaty drogowe i autostradowe,
-
naprawy i części zamienne,
-
usługi transportowe i hotelowe,
-
catering, telekomunikacja czy koszty reprezentacyjne.
Jednak jeśli usługi lub towary zostały wykorzystane do celów prywatnych, służbowe uzasadnienie jest niejasne lub brak odpowiedniego uzasadnienia, zwrot może zostać odrzucony.
Nieprzestrzeganie progów minimalnych
Warto pamiętać, że wnioski o zwrot podatku VAT można składać tylko wtedy, gdy kwoty minimalne zostały spełnione: 400 EUR w przypadku wniosków za okresy krótsze niż rok oraz 50 EUR za cały rok. Składanie wniosków z mniejszymi kwotami oznacza stratę czasu i niepotrzebne komplikacje.
Wnioskowanie z kraju, w którym firma prowadzi działalność
Zasada jest prosta: zwrot przysługuje tylko wtedy, gdy nie prowadzisz działalności gospodarczej w danym kraju i nie posiadasz tam przedstawicielstwa. Zgłoszenie z kraju, w którym jesteś zarejestrowany, masz biuro lub lokalnych pracowników, zostanie automatycznie odrzucone. Częstym błędem jest nieuwzględnienie tych warunków podczas przygotowania dokumentacji.
Brak nadzoru nad terminami i procedurą
Urzędy skarbowe w różnych krajach mają różne terminy rozpatrywania wniosków – od 1 do nawet 6 miesięcy. Brak bieżącej kontroli statusu wniosku, opóźnienia w dostarczeniu dodatkowych informacji lub przeoczenie terminów skutkuje odrzuceniem sprawy. Czasem nieświadome opóźnienia prowadzą do utraty prawa do zwrotu VAT za dany okres.
Próby samodzielnego działania bez doświadczenia
Firmy transportowe często próbują samodzielnie przeprowadzać procedury odzyskania VAT, nie posiadając odpowiedniej wiedzy o wymogach w poszczególnych krajach. Brak doświadczenia, błędne tłumaczenia, czy różnice legislacyjne mogą łatwo doprowadzić do niepowodzenia. Właśnie dlatego warto zaufać profesjonalistom.
Skorzystaj z bezpiecznego i szybkiego rozwiązania Edenred Finance
Rozwiązaniem, które pomaga firmom transportowym skutecznie odzyskać należny zwrot podatku VAT, jest współpraca z doświadczonym partnerem – Edenred Finance.
Co oferuje Edenred Finance?
-
Zwrot 100% zadeklarowanego podatku VAT – bez ukrytych kosztów,
-
Usługa „Szybki VAT” – zwrot środków nawet w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu faktur,
-
Pomoc w kompletowaniu i weryfikacji dokumentów,
-
Doświadczenie w procedurach obowiązujących w aż 31 krajach europejskich,
-
Przejrzyste warunki współpracy i opieka doradcza na każdym etapie.
Edenred Finance to także doskonałe wsparcie dla firm, które korzystają z kart paliwowych i usług stron trzecich – zespół dopasuje proces do warunków kontraktowych i zajmie się formalnościami z dostawcami.
Odzyskanie zwrotu podatku VAT z zagranicy może wydawać się skomplikowane, ale z odpowiednim podejściem i wsparciem staje się prostą i dochodową procedurą. Unikając typowych błędów i powierzając zadanie profesjonalistom z Edenred Finance, Twoja firma transportowa może szybko odzyskać należne środki i poprawić płynność finansową – bez ryzyka i zbędnych formalności.
Artykuł sponsorowany
